Mes meilleurs conseils d’orga pour garder la tête hors de l’eau

Office Manager, organisatrice de l’Office Manager Summit, fondatrice du Club des OM, Maman, Freelance… Comment je m’organise

Organisée, moi ? Je ne sais pas si je l’ai toujours été, ou si je le suis tout le temps.

Comme tout le monde, il m’arrive d’arriver en retard - parfois même aux événements que j’organise moi-même (comme la dernière summer party du Club des OM…) de zapper des rendez-vous, de ne pas réussir à caser des imprévus dans mon emploi du temps. Comme tous les parents, je laisse souvent la cuisine dans un état déplorable et j’opte parfois pour des coquillettes au beurre plutôt qu’un dîner équilibré et fait maison. Je ne sais pas si, malgré tous ces petits ratés, je peux affirmer que je suis organisée.

Ce que je sais en revanche : je suis passionnée d’orga. Et sans ça, j’aurais été incapable de mener de front tous les défis pro et perso que je me suis lancé.

On me demande souvent comment je fais pour jongler entre toutes mes activités et si j’ai des conseils pour y arriver. Alors je me suis posée pour réfléchir aux tips d’orga qui m’ont le plus servi, en espérant qu’ils vous servent aussi. Bonne lecture !

Mes 4 règles d’or(ga) pour personnes surchargées

J’ai longtemps ignoré ces 4 règles d’or(ga). Il est facile de s’en dispenser tant que les choses ne sont pas vraiment compliquées. En tant que jeune Office Manager sans enfants, je pouvais encore m’en sortir sans prendre systématiquement de notes et mes week-ends étaient totalement improvisés. Aujourd’hui, je suis incapable de m’en passer. Tant que je respecte ces 4 règles, les choses restent à peu près sous contrôle.

Règle numéro 1 : Ne pas faire confiance à ma mémoire

Ok, je suis capable de livrer des performances mémorables au karaoké sans trop regarder l’écran. Mais ma mémoire me joue quand même des tours quand je la sollicite trop. C’est mathématique : quand j’ai trop d’engagements, de rendez-vous et de choses à faire, quelque chose va passer à la trappe. Alors j’ai pris l’habitude de prendre des notes dès qu’on me donne une info importante, ou quand je me souviens d’une tâche à accomplir. En plus de me rendre plus efficace, cette habitude a l’avantage de me libérer l’esprit : mes pensées ne sont pas polluées par les centaines de petits post-its mentaux qui flottent dans ma tête tant que je ne les ai pas transférés sur de vrais post-its. Une fois que c’est fait, je suis plus disponible pour créer, interagir avec les autres et avoir de nouvelles idées.

J’avoue tout de même que les post-its ne sont pas vraiment mon support préféré : je n’ai rien contre la méthode analogue mais je me sens plus à l’aise avec google keep. J’y note tout en vrac et à la fin de la journée, je consacre un moment pour transformer chaque note que j’ai prise en rendez-vous dans mon calendrier, ligne sur ma to-do list ou en pistes de réflexion pour une nouvelle activité du club.

Règle numéro 2 : Prévoir l’imprévu

Plus on est occupé, plus il est difficile d’entretenir son côté spontané. Il y a bien longtemps que je n’ai pas décidé sur un coup de tête d’aller prendre un verre avec des amies, ou que je n’ai pas changé mes projets en dernière minute.

Mais ma routine bien réglée me permet, paradoxalement peut-être, de faire de la place pour les imprévus. J’ai mis en place des routines pour que mes tâches récurrentes se déroulent sans que j’aie besoin de trop y réfléchir. Ça me laisse assez d’espace mental disponible pour gérer les inévitables surprises et aléas de ma vie pro ou perso.

Mes plans sont généralement suffisamment précis pour m’éviter de perdre du temps en me demandant quoi faire, mais aussi suffisamment flexibles pour être adaptés au besoin : un client qui aurait une urgence, l’otite d’une de mes filles, un dégât des eaux ou une nouvelle mission excitante qu’on me propose. D’ailleurs, quand je planifie mes projets sur le long terme, je compte en moyenne 3 jours par mois de « perdus » pour régler les imprévus. Ça me permet de tenir mes deadlines du mieux que je peux, quoi qu’il arrive.

La méthode agile mise en place par les développeurs et équipent produits m’inspire particulièrement. Bien que je ne me charge pas de la création de produits techs, j’applique leur manière de gérer les imprévus à mes projets. Voilà un article que j’ai trouvé très utile et qui m’aide au quotidien !

Règle numéro 3 : au travail comme à la maison

On a raison de parler de la séparation entre vie pro et vie perso. Mais il y a bien une chose pour laquelle je ne distingue pas les deux sphères de ma vie : l’orga. J’essaie systématiquement d’être aussi organisée au travail qu’à la maison. Quand une méthode fonctionne bien pour l’un, je l’applique à l’autre. Ça tombe bien : mon mari lui aussi est un passionné d’orga. Du coup, on importe nos outils et méthodes de gestion de projet pour gérer les activités des petites, les courses ou les dépenses du foyer. Par exemple : on a un tableau Trello et un Google Calendar pour nos activités domestiques, on a même un slack avec mon mec !

Ça nous rend plus efficaces, mais surtout, les dynamiques positives se nourrissent l’une l’autre. Quand je gère bien au travail, ça va aussi à la maison, et vice-versa.

Règle numéro 4 : merci, mais non merci

J’ai des enfants en bas âge, alors je parle beaucoup de mots magiques durant mes journées. Mais si je devais être totalement honnête envers mes filles, le véritable mot magique à maîtriser de toute urgence, ce n’est pas merci, encore moins s’il-te-plait, c’est non. Pourtant, dans ma vie pro et perso, j’ai longtemps fait partie de celles qui avaient du mal à dire non. Au bureau, j’étais toujours volontaire pour les nouveaux projets qu’on me proposait : j’avais besoin de tout bien faire et d’être reconnue par mes boss. Avec mes amis et ma famille, je me rendais toujours disponible quand on avait besoin de moi, même aux dépens de ma santé et de ma sérénité.

Puis, je me suis rendu compte que parfois, ce qui passe pour un problème d’orga n’en est pas vraiment : on a simplement trop à faire. Il n’y a pas de méthode ou de système qui me permettront d’accomplir l’impossible. Alors j’ai commencé par me demander si ma charge est raisonnable et si non, quels projets ou responsabilités vous pourrez refuser. Maintenant, avant d’accepter une mission ou un projet, je m’assure toujours que j’ai le temps et les moyens de les accomplir sans trop m’épuiser.

Parfois, il m’est quand même difficile de dire non de but en blanc, surtout quand quelqu’un me sollicite pour me demander des conseils, de l’aide ou me parler d’une initiative intéressante, mais à laquelle je n’ai pas de temps à consacrer. Alors, plutôt que de refuser, j’impose mes règles, quitte à donner des rendez-vous plusieurs mois plus tard. C’est surprenant, bien sûr, et cela peut en décourager certains, mais ça me permet de me préserver tout en restant honnête avec mes interlocuteurs et ça m’évite de faire des promesses que je ne peux pas tenir.

Organiser le temps et l’espace

Quand on parle de s’organiser dans l’absolu, la tâche peut sembler ardue. Qu’est-ce que cela veut dire, au juste, s’organiser ? En vérité, pour être organisé, il suffit d’avoir deux choses vraiment sous contrôle : l’espace et le temps. Plus facile à dire qu’à faire, certes. Mais cette catégorisation m’aide à avancer quand je me sens bloquée. Si je me sens dépassée, c’est qu’une de ces deux dimensions (ou les deux) m’échappe et qu’il faut y remettre de l’ordre.

L’espace : un bureau aussi structuré que vos pensées

Le métier d’Office Manager, dans son essence, consiste à apporter de l’ordre et de la stabilité à la vie d’une entreprise. Nous sommes une ancre sur laquelle les équipes peuvent compter lorsqu’elles se sentent dépassées. Il m’a toujours semblé, dans mes postes d’Office Manager, que la symbolique était importante : comment signifier à mes collègues que les choses sont sous contrôle si je me noie moi-même dans la paperasse sur mon bureau ? Maintenir un espace ordonné me permet aussi de retrouver les documents les plus importants et de gagner du temps. Quel est le meilleur système pour garder son espace vital en ordre ? Je n’ai pas de réponse définitive, et même pour moi, ça change selon les périodes et mes priorités. Ce que je sais : le plus important, c’est de choisir un système d’organisation (même si c’est au hasard) et essayer de s’y tenir le plus longtemps possible. Avec le temps, vous aurez pris l’habitude de conserver toutes les factures dans le tiroir du bas, à droite, et vous n’aurez pas besoin de réfléchir longtemps avant d’aller y piocher celle qu’il vous faut pour une note de frais. Comme toujours, le secret de l’organisation est de changer les tâches que vous faites le plus souvent en habitudes, puis en réflexe.

Le temps : autant de calendriers que nécessaire

Mettre de l’ordre dans ces journées est peut-être moins facile que d'ordonner l’espace autour de soi. Et si un seul coup d'œil peut suffir à mesurer le désordre qui règne dans une pièce, il est plus délicat de savoir quand on se laisse totalement dépasser par les événements. Moi, je n’y arrive qu’à une seule condition : garder un œil sur mes calendriers. J’utilise le pluriel exprès : pour y voir plus clair, j’ai besoin de superposer plusieurs calendriers. Il y a celui pour mes missions pro, celui des événements du club, le calendrier de ma vie de famille et celui des activités scolaires et extra-scolaires des enfants. J’utilise Google Calendar pour créer tous ces calendriers et je peux choisir, ensuite, de les afficher ou pas. Certains sont partagés (avec mon mari, des clients), d’autres non. Le fait de disposer de plusieurs calendriers me permet d’ajouter les petites tâches et les reminders sur mon agenda perso sans forcément que ça pollue mon calendrier pro : je peux choisir de les afficher ou non, au besoin. Et j’évite ainsi de booker un call pro pendant ma séance psy. Voilà un tuto super simple qui explique comment faire. Maintenant que vous êtes sûrs de respecter tous vos rendez-vous, reste à savoir comment gérer le temps de travail qui vous reste pour accomplir toutes vos tâches. Et c’est une autre paire de manches.

Les différentes types de tâches et comment les gérer

Je ne peux pas être la seule à m’être déjà sentie totalement démunie face à une to-do list de plusieurs pages. Pendant des années, quand je ne savais pas comment faire ni par où commencer, je me contentais de parcourir ma liste la peur au ventre et d’entamer la tâche qui m’inspirait le plus d’angoisse. Et ce n’est pas une très bonne façon d’organiser son temps, ni de répondre à la question : quoi faire tout de suite et quoi remettre à plus tard ?

Urgent, important, ou les deux ?

Mais ça, c’était avant que je ne découvre la matrice d'Eisenhower. S’il n’y avait qu’un seul « hack » à retenir parmi tous ceux que j’ai tentés, ce serait vraiment celui-ci. C’est parce que c’est un outil à la fois simple et puissant, qui m’aide à prioriser. L’idée ? Réussir à catégoriser toutes les tâches sur sa to-do list en fonction de deux critères simples : l’urgence et l’importance. On se retrouve alors avec 4 types de tâches :

1 - Urgentes et importantes

2 - Pas urgentes et importantes

3 - Urgentes et pas importantes

4 - Pas urgentes et pas importantes

Il est facile de déterminer quelles tâches sont urgentes : c’est celles dont la deadline approche. Le critère de l’importance est plus délicat : il dépend des priorités de chacun. Quelle que soit votre définition de l’importance, il faut d’abord s’occuper des tâches urgentes et importantes. Puis, s’assurer de consacrer suffisamment de temps aux tâches pas urgentes et importantes. Le risque principal ? Perdre du temps à s’occuper des tâches urgentes et pas importantes, au détriment du reste. En ce qui concerne la catégorie 4, vous pouvez tout simplement l’éliminer.

Respecter les moments de Deep Work

Revenons un instant sur ces tâches pas urgentes, mais importantes. Pour moi, ce sont celles qui nécessitent de la concentration et un travail approfondi. Ce sont les moments où je dois imaginer de nouvelles solutions pour mes clients, mettre en place des process efficaces et adaptés à toutes les parties prenantes, ou trouver de nouvelles façon d’animer le club. Problème : quand on est sollicité et interrompu en permanence, il est difficile de réussir à bien travailler sur des tâches exigeantes. Si on ne fait rien, les journées passent entre

emails, messageries, et réunions, sans aucun moment de travail en profondeur. C’est là que la notion de Deep Work, entre en jeu. Selon ce concept, développé par le professeur Cal Newport, il faut faire de vrais efforts pour s’aménager et protéger des moments de travail approfondi. Pour moi, il suffit de plages de deux ou trois heures où je m’assure de ne pas être interrompue.

Déléguer le délégable

On a beau être la personne la plus organisée au monde, parfois, on a simplement trop de choses à faire pour s’en sortir. D’où l’importance de savoir déléguer quand il le faut. Quand on travaille sur des projets de coeur, ou pire, lorsqu’il s’agit de sa vie familiale, il peut être difficile de se résoudre à cela. Si vous êtes perfectionniste, vous aurez tendance à tout vouloir faire vous-même. Il existe pourtant deux catégories de tâches que j’essaie systématiquement de déléguer :

• Les tâches pour lesquelles je n’ai pas les compétences nécessaires, ou pour lesquelles les compétences seraient longues à acquérir. Par exemple, je pourrais apprendre à coder moi-même le site du Club des Office Managers, mais cela sera inutilement long et coûteux, et il est plus judicieux de faire appel à un développeur professionnel.

• Les tâches que je pourrais faire, mais que je n’apprécie pas et pour lesquelles je n’ai aucune valeur ajoutée. C’est vrai que je pourrais moi-même faire le ménage chez moi, mais je ne le fais pas mieux que n’importe qui d’autre et ce n’est pas une tâche qui me plait. Alors je la confie à un professionnel.

Si cette première vague ne suffit pas, je m’intéresse à une autre catégorie de tâches qui pourraient être déléguées : celles que j’apprécie, mais pour lesquelles je n’ai pas de vraie valeur ajoutée. Je les fais quand je peux, mais lorsque je suis débordée, je les confie à quelqu’un d’autre, qui saurait les faire aussi bien que moi. Puis, j’essaie de me faire remplacer pour les tâches que je n’apprécie pas, mais sur lesquelles j’ai une grande valeur ajoutée, en trouvant quelqu’un qui a les mêmes compétences que moi. Le but : conserver surtout les tâches que j’apprécie, et pour lesquelles j’ai une valeur ajoutée importante.

Automatiser l’automatisable

Je vous ai déjà parlé de l’importance des routines : plus on en a, plus on peut accomplir les tâches en « pilote automatique », c’est-à-dire, vite et bien, l’esprit libre et sans se poser mille questions. Vous savez aussi que je suis un peu geek, et que j’aime bien explorer les nouvelles possibilités qui nous sont offertes par les outils tech. Et ce que j’ai trouvé encore mieux que d’effectuer les tâches sur pilote automatique, c’est d’automatiser directement les tâches ! Il est possible de mettre en place des workflows : c’est une sorte de réaction à la chaîne, d’une plateforme à une autre, qui est provoquée par un déclencheur précis. À partir d’un email reçu, un message peut être envoyé sur votre messagerie ou un événement créé dans votre calendrier. Et tout ça, je n’aurais pas pu le faire sans les bons outils.

Savoir trouver les bons outils !

Une sélection rapide des outils que je trouve les plus utiles au quotidien. Mais vous vous en doutez, il y en a pléthore, donc prenez le temps de trouver ceux qui vous conviennent.

Zapier

Pour une fan de process comme moi, Zapier était une vraie évidence. C’est l’outil qui me permet de mettre en place toutes les automatisations dont je vous parlais. Par exemple : quand je reçois une facture sur ma boîte mail, Zapier range automatiquement le PDF dans un dossier spécialisé.

Trello

L’outil phare de la gestion de projet en équipe, Trello offre des tableaux et des listes qui permettent de garder un œil sur l’avancement des différentes tâches pour un projet précis.

Calendly

« Et toi, t’es dispo quand ? » « Mardi quand ? Oui l’avant-midi, mais pas à 10 heures… » à un moment, j’en ai eu vraiment marre de perdre un temps infini sur ce genre de conversations, alors j’ai mis en place mon propre Calendly. C’est un outil grâce auquel mes clients et prospects peuvent prendre rendez-vous en toute autonomie sur les plages libres de mon calendrier. Et grâce aux intégrations Zapier, je me crée automatiquement une carte Trello pour me rappeler de préparer le rendez-vous.

TextExpander

Merci pour ta… Désolée pour le re…

Bien cor…

Ci-joint ma fa..

Ça n’a l’air de rien comme ça, mais on perd un temps fou à écrire ces messages templatisés. L’application TextExpander me permet de créer une bibliothèque des emails ou phrases que j’écris le plus fréquemment, de les utiliser, de les modifier ou de les compléter au besoin. Voilà une petite demo pour voir comment ça marche (cliquez sur la photo pour lancer la vidéo) :

Faire de la place pour les choses importantes

Si je suis passionnée d’orga, ce n’est pas simplement pour le plaisir de mettre des process en place. C’est parce que l’organisation me permet de faire une chose cruciale : dégager du temps, de l’énergie et de l’attention pour ce qui compte vraiment pour moi. Plus je m’organise, plus je suis présente auprès de ma famille, efficace sur mes missions et plus je peux choisir de m’engager sur des missions qui ont du sens pour moi. L’orga n’est pas une fin en soi, mais le moyen de bâtir les journées (et la vie) qui me correspondent.