Dans cet article, une fiche de poste exclusive construite à partir des réponses de plus de 1000 Office Managers à une enquête inédite.
Pourquoi l’Office Management est-il si difficile à définir ? La grande polyvalence du métier n’explique pas à elle seule ce phénomène. Il s’agit aussi d’un métier très récent dans une famille de métiers qui ne le sont pas (assistanat, ressources humaines, comptabilité…). Dans le métier d’Office Manager, toutes ces responsabilités se rencontrent avec un angle précis : celui de veiller à l’expérience collaborateur.
La polyvalence de l’Office Manager s’explique d’abord par cela : elle (il s’agit souvent de femmes) est responsable de garantir une expérience collaborateur positive en remplissant des tâches aussi bien workplace qu’administrative : autant de missions cruciales pour créer du lien en entreprise.
Il peut rester difficile, malgré tout, de déterminer les tâches d’une Office Manager.
C’est pour cette raison que nous avons rédigé une fiche de poste type : elle pourra être utile aux OM qui recherchent un poste, mais elle pourrait surtout aider les entreprises qui voudraient recruter. Après des centaines de discussions entre OM et autant de retours d’expérience, on peut facilement affirmer que pour nous, il n’y aura jamais deux postes identiques.
C’est parce que notre mission est de répondre aux besoins spécifiques de l’organisation qui nous emploie. Et ces besoins peuvent évaluer d’une période à l’autre, en fonction du cycle de croissance de l’entreprise. Même sur un même poste, les responsabilités peuvent changer en l’espace de six mois. C’est pour cela que l’adaptabilité et la flexibilité font partie de nos compétences principales !
Malgré cette diversité, de grandes lignes se dégagent de l’expérience des OM. Pour les découvrir, les Club des OM a interrogé plus de 1000 Office Managers en poste. En croisant les réponses de nos sondées, on peut établir une sorte de fiche de poste idéale d’Office Manager (nous l’avons imaginée à la fin de l’article !).
Le contexte des missions des office manager : Un poste stratégique dans les petites et moyennes entreprises
Un nombre croissant d’entreprises françaises fonctionnent grâce au travail des Office Manager. De quelles entreprises s’agit-il ? Le savoir permet de mieux comprendre le rôle des Office Managers. Car il s’agit surtout de petites ou moyennes entreprises qui n’ont pas dans leurs effectifs une équipe dédiée à chacun des sujets pris en charge par les Office Managers.
Elles sont 12% à travailler au sein d’entreprises qui comptent moins de 10 employés, 61% à travailler dans des petites structures de moins de 50 personnes et 76% à travailler dans des structures de moins de 100 personnes. Elles sont 17% à travailler pour des boîtes de 100 à 499 collaborateurs. Enfin, elles sont seulement 6% à travailler dans de grandes structures de plus de 500 personnes.
Cela explique sans doute la grande polyvalence du métier. D’ailleurs, les Office Managers sont 61% à dépendre directement de la direction générale de leurs entreprises. Cela peut s’expliquer par le fait qu’elles sont nombreuses à travailler pour des entreprises où il n’y a pas de RH, de RAF ou de DAF.
En deuxième position, c’est le département des ressources humaines auquel sont rattachées les Office Managers, ce qui prouve bien l’importance de l’aspect RH de leurs fonctions.
Enfin, elles sont 12% à dépendre de la direction administrative ou financière de leurs entreprises. Cela peut s’expliquer par le fait qu’elles arrivent dans des entreprises petites ou moyennes, où il n’y a pas de direction administrative ou financière. L’entreprise n’a pas encore eu le temps de recruter un service spécialisé pour chacun de ses domaines, elles sont donc rattachées directement à la direction.
Quelles sont les missions d’une Office Manager ?
Polyvalence avant toute chose : la pluridisciplinarité fait partie de l’ADN du métier. Comme le montre cette enquête, une Office Manager sait jongler entre plusieurs domaines, qui vont des RH à la compta en passant par la gestion des locaux. Une fiche de poste idéale d’Office Manager est forcément transversale. C’est d’ailleurs pour cela que ce poste est recherché par les entreprises : une unique personne capable d’assurer un vaste périmètre de responsabilités. Mais que contient ce périmètre ? Les réponses des Offices Managers à notre enquête en donnent de précieuses indications. Voilà ce que les entreprises peuvent demander aux Office Managers.
Les ressources humaines : clé de la satisfaction des OM
Les ressources humaines font souvent partie du périmètre de responsabilités des Office Managers. D’ailleurs, elles sont 18.1% à dépendre de la direction des ressources humaines. Mais quel que soit leur rôle dans l'organigramme, elles sont une majorité à se voir assigner quelques tâches qui relèvent des RH.
La plus fréquente est l’intégration de nouveaux collaborateurs : elles sont 83% à être responsables de l’onboarding.
Au-delà des tâches RH plutôt administratives et la paie (Gestion de la mutuelle pour 52% d’entre elles, gestion des contrats de travail pour 48%), c’est le bien-être au travail qui les occupe. Elles sont 49% à se charger de mesurer la satisfaction des collaborateurs et 43% à gérer les avantages collaborateurs.
C’est d’ailleurs un des aspects du métier qui plait le plus aux OM. Lorsqu’on leur demande lesquels leur procurent le plus de satisfaction, elles sont 77.5% à citer le fait de participer à la qualité de vie au travail et 76% à dire qu’elles apprécient le fait d’être au service des collaborateurs.
Peut-être plus surprenant : elles sont 33% à s’occuper du recrutement.
En un mot : l'OM assure le support administratif, l'indispensable et l'expérience collaborateur. Le collectif est au cœur de ses missions mais elle ne s'occupe pas du suivi individualisé du parcours collaborateur.
Le métier est centré sur la cohésion d’ensemble de l’entreprise, mais ne s’occupe pas des crises personnelles ou des carrières : ce sont des aspects pour lesquels une formation plus spécialisée est nécessaire.
Conseil aux recruteurs : confiez la RSE à votre OM ! D’après notre enquête, elles sont 70% à être attirées par la facette RSE du métier alors qu’elles ne sont que 30% à s’en occuper dans les faits. Une fiche de poste qui mentionnerait la RSE saura se distinguer aux yeux des OM.
Achats, Gestion admin et pré-compta
Tout le monde le sait dans la communauté : une Office Manager n’est rien sans son carnet d’adresses. Les OM ne sont pas surhumaines, et pour mener toutes leurs missions à bien, elles ont besoin de s’appuyer sur un réseau de fournisseurs de qualité.
C’est donc sans surprise que la gestion des fournisseurs fait partie des missions de 80% d’entre elles. Et c’est d’ailleurs un des aspects du métier qui leur pose peu de problèmes : elles sont 69/5% à penser que le pilotage des prestataires ne pose peu ou pas de difficulté.
La pré-compta fait partie des responsabilités de 54% d’entre elles : elles se chargent de la liaison avec les experts-comptables et mettent à leur disposition tous les documents nécessaires. Ainsi, elles sont 46% à servir de support pour la préparation du bilan.
Enfin, elles sont 39% à intervenir sur les questions juridiques. L’aspect administratif de leur travail peut poser problème aux Office Managers : elles sont 54% à rencontrer des difficultés dans la mise en conformité suite aux évolutions de la réglementation.
Ce que les réponses à l’enquête nous apprennent surtout, c’est que les Office Managers gèrent l’admin courant : lorsque l’entreprise reçoit un courrier ou un mail de l’URSSAF, des impôts ou de la banque, c’est elles qui s’en occupent, que ce soit directement ou en assurant le suivi si le sujet ne dépend pas directement d’elles.
Le workspace : La partie « office » de l’office management
Dans Office Manager, il y a office. Sans surprise, la gestion des bureaux représente une grande partie des responsabilités des répondantes. En premier lieu, la gestion des fournitures de bureau : à 91%, c’est la tâche la plus représentée. La gestion des services généraux arrive en seconde position avec 86%, suivie par la gestion des contrats avec les prestataires externes (86%) et la gestion des stocks et approvisionnements (76%).
Les Office Managers sont 68% à avoir été attirées par la perspective d’initier et de concevoir la gestion des bureaux dans leurs entreprises. Finalement, le simple fait de permettre aux collaborateurs de bénéficier d’un bureau fonctionnel est un important facteur de satisfaction : 73% des OM sont satisfaites de cet aspect de leur métier alors qu’elles n'étaient que 58.5% à être attirées par lui.
Le workspace est loin d’être un aspect banal et fastidieux du métier d’OM. Au contraire, les répondantes sont nombreuses à y trouver du sens et du plaisir.
C’est qu’au delà de leur aspect pratique, les missions workspace permettent aux OM de se mettre au service de l’expérience collaborateur. L’OM garde l’expérience des collaborateurs en tête pour chacune de ses missions : elle reste au service de l'acquisition et de la rétention des talents de l'entreprise. C’est sans doute de là que vient sa grande polyvalence.
Lorsque les besoins des collaborateurs changent, alors elle est capable de suivre pour leur offrir l’expérience dont ils ont besoin à un instant t.
Prenons l’essor récent du télétravail, par exemple : l’évolution des modes de travail se fait ressentir sur la fiche de poste des OM. Ainsi sont-elles 41% à gérer le télétravail à l’échelle de leurs entreprises (rédaction et évolution des chartes de télétravail + suivi).
Les Office Manager fabriquent la culture de l’entreprise
Les Offices Managers sont 73% à avoir été attiré par l’aspect culture et marque employeur de leur métier, et 71% à en être satisfaites. C’est parce qu’elles sont en effet essentielles à la construction de la culture d’entreprise. Sans surprise, elles sont 91% à gérer les évènements internes.
Plus surprenant, peut-être : elles sont 35% à gérer les événements clients, ce qui leur donne ici un rôle direct dans la réussite économique de l’entreprise avec une responsabilité marketing.
La fiche de poste idéale pour recruter un Office Manager
Notre enquête fournit des renseignements précieux au sujet du quotidien des Office Managers : leurs tâches quotidiennes et leurs missions principales, ainsi que les aspects de leur travail qui les attirent et les satisfont le plus.
À partir de ces données, nous avons construit la fiche de poste idéale pour recruter son OM. Évidemment, elle n’est ni exhaustive ni universelle : à chaque entreprise de l’adapter selon ses besoins.
"Startup ambitieuse de 40 salarié.es et en croissance rapide - 10 postes ouverts, nous recherchons un.e Office Manager pour assister la fondatrice dans la gestion quotidienne des affaires de l’entreprise. Votre mission principale sera de permettre aux membres de l’équipe d’effectuer leur travail dans des conditions optimales : de la gestion des bureaux à la mise en place d’avantages collaborateurs, vous nous aiderez à faire croître une culture bienveillante et positive pour tous et toutes.
Rattaché.e à la direction générale, vous assurerez également la gestion administrative de l’entreprise et travaillerez main dans la main avec nos experts-comptables.
Vos Missions
Culture et Marque Employeur (10% de votre temps)
Organisation des événements internes dont séminaire, soirée de Noël, Summer party,
Assistance au marketing lors de l’organisation d’événements clients utilisant la surface de bureaux louée,
Mise en place et suivi du télétravail et du flex office
Notons ici que 100% de votre poste peut être vu comme au service de l’attractivité et de la rétention des collaborateurs. Il s’agira d’ailleurs d’une boussole dans tes prises de décision.
Ressources Humaines (30%)
Intégration des nouveaux collaborateurs
Gestion des effectifs dont Contrats, Absences, Congés, Transmission des variables de paies au cabinet comptable, virement des salaires à réception des bulletins de paies.
Gestion des avantages collaborateurs ainsi que des contrats de prévoyance et de mutuelle
Mise en place de la politique RSE
Administration et Compta (20%)
Gestion financière (impôts, Urssaf), pré-comptabilité et préparation du bilan
Gestion et sélection des fournisseurs, paiement et gestion des factures
Facturation et recouvrement Clients
Workspace/facilities (40% de votre temps)
Gestion courante des espaces de travail
Gestion du prochain déménagement et des aménagements intérieurs
Gestion des fournisseurs ménage, maintenance, énergie, sécurité, etc assurant le bon fonctionnement de nos espaces
Compétences et qualités requises
Qualités Recherchées
Polyvalent et Capable de s’adapter rapidement à de nombreuses situations
Esprit d’initiative et capacité à trouver des solutions astucieuses
Finesse Relationnelle : sociable, capable de porter la culture d’entreprise
A le sens des priorités, Rigoureux et organisé
Profil
3 années d’expérience sur des jobs y compris étudiants ou associatifs où l’adaptabilité et le travail en équipe est indispensable
Même si ces expériences sont courtes et incohérentes. Reconversions bienvenue !
Outils : Très à l’aise avec sa boîte mail, une suite bureautique collaborative (Google workspace ou Microsoft Office) ainsi qu’un outil de planification et de gestion de projet (Trello, Notion, etc)"
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